Is uw organisatie klaar voor het nieuwe normaal?

Perfect storm

Tijdens de eerste coronagolf schreven wij dat crises zoals COVID-19 een ‘perfect storm’ creëren voor zowel professionele als gelegenheidsfraudeurs. In tijden van crises ligt de focus van ondernemers vooral op overleven en neemt de aandacht voor fraudepreventie en fraudebestrijding sterk af.Tegelijkertijd ontstaan nieuwe situaties waarin bestaande protocollen niet of onvoldoende voorzien. Professionele fraudeurs spelen hier handig op in, terwijl gelegenheidsfraudeurs geconfronteerd worden met nieuwe mogelijkheden.

Toename fraudemeldingen

Inmiddels is gebleken dat daadwerkelijk sprake is van een toename van diverse vormen van fraude. Zo meldde het Anti Money Laundering Centre - een kennis- en expertise centrum van onder andere de politie, het OM, de FIOD, het FIU en diverse private partijen - een sterke toename van het aantal meldingen van CEO-fraude. Daarnaast is het aantal WhatsApp fraudes in de eerste helft van 2020 aanzienlijk toegenomen en is tevens een toename geconstateerd van het aantal factuurfraudes. Het is duidelijk dat fraudeurs inspelen op de nieuwe omstandigheden.

Het nieuwe normaal

De coronamaatregelen hebben voor veel organisaties geleid tot een nieuwe werkwijze. Het is niet meer dan logisch dat fraudepreventie en fraudebestrijding tijdens een crisis niet de hoogste prioriteit hebben. Bij het inrichten van deze nieuwe werkwijze staat als vanzelfsprekend de voortgang van de onderneming voorop. Dit kan echter gevolgen hebben voor de mate waarin de organisatie vatbaar is voor fraude.

Zo zijn als gevolg van de coronamaatregelen mogelijk controlemechanismen versoepeld of zijn bestaande controlemaatregelen minder effectief in een digitale omgeving. Bovendien kan sprake zijn van een feitelijke verschuiving van verantwoordelijkheden binnen de organisatie, waardoor sprake is van functievermenging. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld bepaalde onderdelen van het inkoopproces door dezelfde werknemer worden verricht, terwijl deze werkzaamheden voorheen bewust waren gescheiden.

Voorkom schade en vergroot de kans op succes in de rechtszaal

Het is niet mogelijk de kans op bedrijfsfraude volledig uit te sluiten. Bedrijfsfraudeurs zijn creatief en proberen hun onrechtmatige gedragingen te verhullen. Onze ervaring leert echter dat in een aantal  gevallen waarbij wij benadeelde ondernemers bijstonden in een juridische procedure, de omvang en duur van de bedrijfsfraude mogelijk had kunnen worden beperkt door een andere inrichting van de interne processen en een grotere focus op fraudepreventie.

Bovendien draagt het op orde hebben van de interne processen en protocollen bij aan de kans op succes in een juridische procedure. Zo zal de onrechtmatigheid van de gedragingen van de fraudeur eerder worden aangenomen indien hij geacht kan worden op de hoogte te zijn van de interne protocollen. Daar komt bij dat naar mate het de fraudeur lastiger wordt gemaakt om te frauderen, hij zich meer moet inspannen tot de fraude over te gaan. Hierdoor kan vaak beter worden aangetoond dat de fraudeur de protocollen bewust heeft omzeild en zal aansprakelijkheid voor de geleden schade eerder worden aangenomen. Indien de ondernemer zich heeft ingespannen bedrijfsfraude te voorkomen, zal bovendien een zogenoemd eigen schuld verweer ex artikel 6:101 BW minder snel slagen.

Zeker nu het kabinet heeft besloten dat de coronamaatregelen voor langere tijd blijven gelden, is het van belang na te gaan in hoeverre uw interne processen zijn gewijzigd en te controleren of uw protocollen up-to-date zijn. Op deze wijze kan schade als gevolg van bedrijfsfraude worden beperkt en mogelijk zelfs worden voorkomen. Bovendien wordt op deze wijze de kans dat de schade in een civiele procedure kan worden verhaald vergroot.

Vermoedt u evenwel fraude binnen uw organisatie, dan is het van belang zo snel mogelijk actie te ondernemen. Neem in dat geval direct contact op met de specialisten van Bureau Bedrijfsfraude.