Mijn werknemer fraudeert (waarschijnlijk), wat nu?

Verdenking van fraude en het instellen van een onderzoek

Iedere fraude begint bij een verdenking. Indien sprake is van een concrete verdenking is het u toegestaan om een onderzoek naar de verdachte werknemer in te stellen. Om iedere schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan, verdient het in zo’n geval de voorkeur om het onderzoek door een externe partij te laten uitvoeren. Afhankelijk van de soort fraude kan bijvoorbeeld een particulier recherchebureau en/of forensisch accountant worden ingeschakeld.

Schorsen of niet

Voordat een onderzoek wordt ingesteld, dient u de afweging te maken om een werknemer te schorsen of niet. Voordeel van schorsen, is dat de ingeschakelde onderzoekers geheel vrij hun werk kunnen doen. Het nadeel is vanzelfsprekend dat door een schorsing de werknemer op de hoogte zal zijn dat hij ‘gesnapt’ is en zeer waarschijnlijk bewijsmateriaal zal vernietigen en vermogensbestanddelen (in het bijzonder gelden) zal verplaatsen. Per kwestie zal u dus een afweging moeten maken of het verstandig is om een werknemer te schorsen.

Onderzoek

Afhankelijk van de soort fraude kunnen verschillende onderzoeksmethoden worden gebruik, hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld:

• Boekenonderzoek;
• Afnemen van interviews;
• Observeren van werknemer;
• Plaatsen van peilbaken;
• Camera toezicht (al dan niet heimelijk);
• Onderzoek van werkplek, e-mails en/of andere bestanden.

Het is belangrijk dat het onderzoek zorgvuldig wordt uitgevoerd. Deze zorgvuldigheidsnorm wordt o.a. ingekleurd door het:

• proportionaliteitsbeginsel, hiermee wordt bedoeld dat de gekozen onderzoeksmethode qua ingrijpendheid in redelijke verhouding moet staan tot de soort en omvang van de fraude;
• subsidiariteitsbeginsel, hiermee wordt bedoeld dat om het gewenste doel te bereiken de minst zware onderzoeksmethode dient te worden gekozen.

Van belang is dat u verantwoordelijk blijft voor het onderzoek dat de door u ingeschakelde externe partij uitvoert.

Onderzoeksrapport

Na afronding van het onderzoek zal een onderzoeksrapport moeten worden opgesteld. Om later (in een eventuele procedure) aan te kunnen tonen dat het onderzoek zorgvuldig heeft plaatsgevonden, is het belangrijk dat duidelijk is uitgelegd waarom voor bepaalde onderzoeksmethoden is gekozen en hoe lang het onderzoek heeft geduurd. Daarbij moeten alle feiten die in het onderzoek naar voren zijn gekomen in het onderzoeksrapport worden opgenomen, het is dus niet toegestaan om alleen de feiten weer te geven die de veronderstelde fraude onderbouwen.

Hoor en wederhoor en schorsing

Het goed werkgeverschap brengt in veel gevallen mee dat u, voordat u conclusies trekt, de werknemer hoort over de (vermeende) fraude. Een absolute hoorplicht geldt echter niet. Wel doet u er verstandig aan om – voordat u arbeidsrechtelijke maatregelen neemt - de werknemer de mogelijkheid te bieden om te reageren op de vastgestelde fraude en aldus zijn kant van het verhaal te vertellen. Hier geldt: better safe than sorry. Net als bij het schorsen geldt ook hier dat het voor zich spreekt dat de werknemer hierdoor op de hoogte komt van de verdenking. Het kan dus van groot belang zijn eerst het bewijsmateriaal veilig te stellen en te voorkomen dat onttrokken gelden worden verplaatst.

Ontslag op staande voet

Als vaststaat dat een werknemer heeft gefraudeerd, kan u overgegaan tot het treffen van arbeidsrechtelijke maatregelen. In veel gevallen zal dit een ontslag op staande voet zijn. Hierbij is het van groot belang dat u voortvarend te werk te gaat en hierbij ook de formele vereisten in acht neemt.

Op grond van de wet is sprake van een rechtsgeldig ontslag op staande voet indien:

• sprake is van een dringende reden;
• de werknemer na het vaststellen van de dringende reden onverwijld is ontslagen;
• de dringende reden gelijktijdig met het ontslag aan de werknemer is medegedeeld.

Als vaststaat dat een werknemer zich schuldig heeft gemaakt aan fraude zal in de regel sprake zijn van een dringende reden.

Zodra de dringende reden is vastgesteld, dient onverwijld te worden overgegaan tot het geven van een ontslag op staande voet. Deze eis van onverwijld ontslag moet niet zo gelezen worden dat bijvoorbeeld niet eerst gedegen onderzoek mag worden gedaan (dit kost immers tijd, en bovendien staat in de onderzoeksfase de dringende reden nog niet vast), hoor en wederhoor mag worden toegepast en/of juridisch advies mag worden ingewonnen. Wel geldt steeds dat voortvarend moet worden gehandeld.

Voor het geven van het ontslag op staande voet wordt de werknemer uitgenodigd voor een gesprek. In dit gesprek wordt de werknemer op staande voet ontslagen, onder gelijktijdige mededeling van de redenen die aan dit ontslag ten grondslag liggen. Het is belangrijk dat 1) dit ontslag schriftelijk aan de werknemer wordt bevestigd, en 2) de brief met de bevestiging zorgvuldig wordt opgesteld. De bevestigingsbrief fixeert namelijk het ontslag op staande voet. De redenen mogen dus later niet nog worden aangevuld of aangepast.

Slot

Uit het voorgaande blijkt wel dat in geval van een frauderende werknemer zorgvuldigheid troef is. Daarnaast is het van belang om, zeker indien het om een grote fraude gaat, parallel aan het arbeidsrechtelijke traject vermogensbestanddelen van de fraudeur in kaart te brengen en waar mogelijk conservatoire beslagen te leggen.

Indien u een vermoeden van fraude hebt, de fraude al hebt vastgesteld of anderszins vragen over dit onderwerp hebt, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.